Algemene Voorwaarden
1. Identificatie en merkclausule
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op professionele B2B-relaties voor diensten en trajecten die commercieel worden aangeboden onder de merknaam Proveron. Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de offerte, MSA, SOW of bijzondere voorwaarden, is de contracterende dienstverlener Veyron, gevestigd te Hazegoedweg 40, 8800 Roeselare, België, ondernemingsnummer BE1029.939.169, handelend onder de merknaam Proveron.
Indien op een later tijdstip een afzonderlijke Proveron-vennootschap de contractspartij wordt, geldt die entiteit uitsluitend indien zij als zodanig uitdrukkelijk in de toepasselijke offerte, MSA, SOW of bijzondere voorwaarden wordt geïdentificeerd.
2. Definities
Voor de toepassing van deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
3. Toepassingsgebied en rangorde
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, trajecten, diensten en overeenkomsten die onder de merknaam Proveron worden aangeboden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Aankoop-, bestel- of andere voorwaarden van de Klant zijn uitgesloten, tenzij de Dienstverlener die uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaardt.
In geval van tegenstrijdigheid geldt, voor zover schriftelijk en uitdrukkelijk overeengekomen, de volgende rangorde:
4. Diensten en aard van de verbintenissen
Proveron levert geproductiseerde audit-ready trajecten en aanverwante compliance-diensten, waaronder:
- baseline assessments en gap-rapporten;
- evidence-architectuur en evidence packs;
- audit-snapshots en klantportaalondersteuning;
- surveillance-ondersteuning en template-based documentatie;
- compliance-automatisatie en advisory binnen overeengekomen scope.
De Dienstverlener werkt professioneel, zorgvuldig en in lijn met de overeengekomen methodiek, maar levert behoudens uitdrukkelijk schriftelijk andersluidend beding een middelenverbintenis. Resultaatsverbintenissen gelden enkel waar zij schriftelijk en ondubbelzinnig zijn opgenomen.
5. Procesgarantie en uitsluiting certificaatsgarantie
5.1 Voor Proveron-trajecten geldt, indien uitdrukkelijk vermeld in offerte, SOW of MSA, een procesgarantie. Deze procesgarantie omvat uitsluitend: (i) uitvoering van de overeengekomen CCM-stappen, (ii) levering van de benoemde deliverables, en (iii) bij een NO-GO op de audit-snapshot een herstelplan en begeleiding tot GO-status, binnen de overeengekomen scope.
5.2 De procesgarantie geldt niet indien vertraging, tekortkoming of NO-GO veroorzaakt wordt door:
- laattijdige of onvolledige medewerking van de Klant;
- ontbrekende records, niet-uitgevoerde toolbox talks, inspecties, interne audit of directiebeoordeling;
- niet-opgevolgde afwijkingen, verlopen diploma’s/keuringen of ontbrekende IF-registraties;
- het niet respecteren van de minimale implementatieperiode.
5.3 De Dienstverlener garandeert niet dat de Klant een certificaat behaalt, dat een externe audit positief wordt beslist of dat een auditor geen afwijkingen zal vaststellen. De auditbeslissing behoort exclusief toe aan de externe auditor of certificerende instelling en valt buiten de procesgarantie.
6. Medewerking van de Klant
6.1 De Klant levert tijdig alle informatie, toegang, beslissingen, records, verantwoordelijke contactpersonen en feedback die redelijkerwijs nodig zijn voor uitvoering van het traject.
6.2 De Klant blijft verantwoordelijk voor zijn eigen organisatie, interne controles, feitelijke implementatie van maatregelen, uitvoering van verplichte operationele acties en juistheid/rechtmatigheid van aangeleverde gegevens.
7. Scope, change control en meerwerk
7.1 Wijzigingen, uitbreidingen of bijkomende wensen buiten de overeengekomen scope gelden als meerwerk en worden enkel uitgevoerd na schriftelijk akkoord over impact op prijs, timing, afhankelijkheden en risico’s.
7.2 Substantiële scopewijzigingen verlopen via een schriftelijke change request met impactanalyse en akkoord door beide partijen.
8. Oplevering en acceptatie
8.1 Deliverables worden geacht te zijn aanvaard indien de Klant niet binnen de contractueel afgesproken termijn schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maakt. Bij gebrek aan een afwijkende regeling geldt:
8.2 Niet-materiële afwijkingen die het normaal gebruik niet wezenlijk verhinderen, beletten acceptatie niet en worden binnen een redelijke termijn opgelost.
9. Prijzen, facturatie en betaling
9.1 Prijzen, prijsmodel, facturatiemomenten en inbegrepen prestaties worden in de offerte, SOW of bijzondere voorwaarden bepaald. Bij gebrek aan andersluidende afspraak zijn facturen betaalbaar binnen vijftien (15) kalenderdagen na factuurdatum.
9.2 Kosten van derden – waaronder softwarelicenties, cloudkosten, AI-platformen, API-gebruik, hosting, audit-tools en data-abonnementen – worden afzonderlijk doorgerekend voor zover zij niet uitdrukkelijk inbegrepen zijn.
10. Intellectuele eigendom
10.1 Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, blijven alle rechten op Background IP bij de Dienstverlener.
10.2 Na volledige betaling krijgt de Klant minstens een niet-exclusief gebruiksrecht op de klantspecifieke deliverables overeenkomstig het in MSA/Annex 1/SOW gekozen IP-model. Bij gebrek aan een expliciete afwijking geldt licentiemodel A als default.
11. Vertrouwelijkheid
Partijen behandelen vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk en gebruiken die uitsluitend voor uitvoering van de Overeenkomst.
12. Gegevensbescherming, security en AI-gebruik
12.1 De data-rol van partijen wordt per opdracht bepaald in de MSA, SOW of Annex 1. Indien de Dienstverlener optreedt als verwerker namens de Klant, sluiten partijen een DPA en verwerkt de Dienstverlener persoonsgegevens enkel op gedocumenteerde instructies en met passende technische en organisatorische maatregelen (TOM’s).
12.2 Per opdracht wordt het toepasselijke security-level bepaald: Baseline, Elevated of High-Risk. Waar nodig worden aanvullende afspraken vastgelegd in een afzonderlijke Security-bijlage of High-Risk Addendum.
12.3 De Dienstverlener mag AI of automatisatie inzetten ter ondersteuning van analyse, documentcreatie, validatie of optimalisatie, mits dit gebeurt binnen de overeengekomen data-rol, guardrails en security-eisen.
13. Opschorting
De Dienstverlener kan prestaties proportioneel opschorten bij:
- niet-betaling;
- materiële contractbreuk;
- objectief aantoonbaar security-risico of compliance-risico.
De opschorting verloopt trapsgewijs en proportioneel, behalve in dringende situaties.
14. Aansprakelijkheid
14.1 Behoudens dwingend recht is de totale contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid van de Dienstverlener beperkt tot de laagste van:
14.2 Indirecte schade – waaronder winstderving, omzetverlies, reputatieschade of gevolgschade – is uitgesloten voor zover wettelijk toegelaten.
14.3 Niets in deze voorwaarden beperkt aansprakelijkheid voor bedrog, opzettelijke fout, zware fout of andere niet-uitsluitbare aansprakelijkheid onder dwingend recht.
15. Duur, beëindi̇ging en exit
15.1 Voor overeenkomsten van onbepaalde duur kan elke partij opzeggen met een schriftelijke opzegtermijn van twee (2) maanden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
15.2 Bij beëindi̇ging stelt de Dienstverlener, voor zover beschikbaar en voor zover betaald, de klantspecifieke deliverables, redelijke overdrachtsdocumentatie en relevante data-export ter beschikking conform de contractuele afspraken. Niet-standaard migratie, mapping of uitgebreide handover kan als meerwerk worden aangerekend.
16. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Veyron BV – Proveron – Digital HSEQ Solutions | Hazegoedweg 40, 8800 Roeselare | BE1029.939.169