1. Partijen en begrippen
De dienstverlener is Ann Verhack, eenmanszaak, handelend onder de naam Proveron, ondernemingsnummer 1029.939.169, btw-nummer BE 1029.939.169. Maatschappelijke zetel: Hazegoedweg 40, 8800 Roeselare, België. Kantoor: Spanjestraat 141 / 1.6, 8800 Roeselare, België. Contact: info@proveron.be, +32 51 79 45 05.
De klant is de persoon of organisatie die voor beroepsdoeleinden een opdracht overeenkomt. De opdracht is de overeenkomst tussen de klant en Proveron: het afgesproken werk en de schriftelijk aanvaarde voorwaarden. Een oplevering is een afgesproken werkresultaat, zoals een rapport, document, opleiding of digitale toepassing. Derden zijn bijvoorbeeld ingeschakelde zelfstandigen of softwareleveranciers.
Een andere rechtspersoon wordt alleen contractspartij wanneer die uitdrukkelijk in de aanvaarde overeenkomst wordt genoemd. De vermelding van een merk of partner op de website verandert de contractspartij niet.
2. Toepassing en afspraken
Deze voorwaarden zijn bedoeld voor zakelijke opdrachten. Ze gelden alleen als ze vóór het sluiten van de overeenkomst aan de klant zijn meegedeeld en deel uitmaken van de aanvaarde afspraken. Een websitebezoek, aanvraag, sollicitatie of freelanceaanmelding is op zichzelf geen aanvaarding van een betaalde opdracht.
De offerte bepaalt het werk, de prijs, planning, opleveringen en eventuele bijzondere voorwaarden. De opdracht ontstaat door overeenstemming tussen de klant en Proveron, schriftelijk vastgelegd. Een ontvangstbericht op een aanvraag is geen opdrachtbevestiging.
Bij tegenstrijdigheid gaan uitdrukkelijk overeengekomen bijzondere afspraken voor op deze algemene voorwaarden. Een verwerkersovereenkomst gaat voor waar het de verwerking in opdracht betreft. Afspraken over service, beveiliging of een specifieke toepassing gelden binnen hun omschreven onderwerp. Dwingend recht blijft van toepassing. Voorwaarden van de klant worden niet door een algemene verwijzing zonder meer aanvaard; een conflict wordt vóór de opdracht besproken.
3. Werk laten uitvoeren door Proveron
Proveron ondersteunt bij gezondheid, veiligheid, milieu en kwaliteit. De opdracht kan projectveiligheid, tijdelijke HSEQ-versterking, audits en managementsystemen, contractoropvolging, machineveiligheid, specialistische risico’s of digitalisering van HSEQ betreffen. De aanvaarde offerte bepaalt welke onderdelen inbegrepen zijn.
Bij dienstverlening via Proveron organiseert Proveron de uitvoering en opvolging, met eigen mensen of ingeschakelde professionals. De klant heeft één aanspreekpunt bij Proveron, tenzij vooraf uitdrukkelijk anders afgesproken. Het inschakelen van een derde neemt Proverons eigen afgesproken verantwoordelijkheid niet weg.
Proveron voert het werk zorgvuldig en met passende vakkennis uit. Een specifiek resultaat wordt alleen gegarandeerd als dit duidelijk en schriftelijk is overeengekomen. Verplichte wettelijke verantwoordelijkheden blijven gelden, ook als de overeenkomst het werk als een inspanningsverbintenis omschrijft.
4. Safety Capacity: de samenwerking vooraf bepalen
Een vraag naar een professional kan leiden tot drie verschillende afspraken. De gekozen vorm moet vóór de uitvoering duidelijk zijn.
Dienstverlening via Proveron
Proveron neemt de afgesproken opdracht aan, organiseert het werk en factureert de klant. Taken, bevoegdheden, aansturing, kwalificaties en afstemming op de werkvloer worden vooraf vastgelegd.
Bemiddeling naar een zelfstandige
De bemiddelingsopdracht bepaalt wie de zelfstandige contracteert, wie betaalt, wie het werk opvolgt en waarvoor Proveron verantwoordelijk is. Een eventuele vergoeding, het moment waarop die verschuldigd is en eventuele vervolgafspraken moeten vooraf schriftelijk worden aanvaard.
Werving voor een vaste functie bij de klant
De klant wordt bij aanwerving de werkgever. De zoekopdracht beschrijft het profiel, de selectie, informatie-uitwisseling, vergoeding en opvolging. Deze algemene tekst legt geen succesvergoeding, vervangingsgarantie, exclusiviteit of verbod op rechtstreekse aanwerving vast.
Een eerste vraag bevestigt geen beschikbaarheid, boeking, plaatsing of arbeidsovereenkomst. De benaming van een samenwerking vervangt geen beoordeling van de feitelijke aansturing en de toepasselijke arbeids- en bemiddelingsregels. Safety Capacity werkt momenteel niet via een actieve marktplaats of accounts. Als een marktplaats met profielen, accounts of zelfbediening in gebruik komt, gelden daarvoor eerst eigen afspraken.
5. Verantwoordelijkheden en medewerking
De klant zorgt tijdig voor de juiste informatie, toegang, contactpersonen en beslissingen die voor de opdracht nodig zijn. Partijen spreken af wie maatregelen uitvoert, gegevens controleert, acties opvolgt en beslissingen neemt.
De wettelijke taken van bijvoorbeeld werkgever, fabrikant, preventieadviseur, veiligheidscoördinator of erkende keuringsinstantie worden niet stilzwijgend overgedragen. Een rol waarvoor een formele aanstelling, kwalificatie of erkenning nodig is, wordt alleen opgenomen wanneer aan de voorwaarden is voldaan en dat uitdrukkelijk is afgesproken.
Proveron kan audits voorbereiden en verbeteracties begeleiden. Een certificaat, positieve auditbeslissing, ongevalsvrije werking of onvoorwaardelijke wettelijke conformiteit wordt daarmee niet gegarandeerd. Een bevoegde externe partij beslist over een certificaat of keuring binnen haar bevoegdheid.
Stelt een partij een risico, ontbrekende informatie of een onveilige situatie vast die het afgesproken werk raakt, dan meldt ze dat zo snel mogelijk aan de andere partij. Partijen bespreken daarna de nodige maatregelen. Wijzigingen in werkomstandigheden, installaties, processen of vereisten kunnen een nieuwe beoordeling vragen.
6. Digitale toepassingen en AI
Een digitale opdracht kan bijvoorbeeld onthaal, LMRA, TRA, toolboxen, formulieren, opvolging, educatieve video of een gezamenlijke HSEQ-omgeving omvatten. De offerte bepaalt wat wordt gebouwd, ingericht of begeleid en wat door de klant of een andere leverancier wordt beheerd.
Licenties, hosting, gebruikskosten, toegang, ondersteuning, onderhoud, back-ups en continuïteit worden uitdrukkelijk afgesproken waar ze nodig zijn. Een ontwerp of demonstratie is geen toezegging van een operationeel platform, permanente beschikbaarheid of inbegrepen ondersteuning.
AI en automatisering kunnen afgesproken werkzaamheden ondersteunen. Het gebruik moet passen bij de gegevens, beveiliging en verantwoordelijkheden van de opdracht. Vakinhoudelijke controles en beslissingen over veiligheidsmaatregelen krijgen een bevoegde menselijke beoordeling. Een digitale uitkomst vervangt geen wettelijk vereiste deskundige beoordeling.
Een wijziging bij een softwareleverancier geeft Proveron geen recht om prijs of dienstverlening eenzijdig aan te passen. Heeft zo’n wijziging wezenlijke gevolgen voor de opdracht, dan bespreken partijen de aanpassing en leggen ze het vervolg schriftelijk vast.
7. Planning en meerwerk
De planning vermeldt de nodige invoer, medewerking en afhankelijkheden. Als vertraging dreigt, licht de betrokken partij de andere tijdig in. Partijen spreken af wat dat betekent voor het werk en de planning.
Werk buiten de aanvaarde opdracht wordt pas uitgevoerd na akkoord over inhoud, prijs, timing en gevolgen. Een nieuwe vraag is op zich nog geen akkoord over meerwerk. Eventuele reis-, verblijf- of externe kosten worden vooraf benoemd en afgesproken.
8. Oplevering en beoordeling
Proveron bezorgt het afgesproken resultaat met voldoende toelichting om het te kunnen beoordelen. De opdracht bepaalt de controlecriteria en een haalbare beoordelingsperiode. De klant meldt concrete afwijkingen, waarna partijen het noodzakelijke herstel en vervolg afspreken.
Deze voorwaarden voeren geen algemene stilzwijgende aanvaarding na een vast aantal dagen in. Een aparte afspraak daarover moet duidelijk, redelijk en passend bij het werk zijn. Aanvaarding neemt rechten rond verborgen gebreken of dwingend recht niet weg.
9. Prijs, facturatie en betaling
De offerte vermeldt de prijs of berekeningswijze, inbegrepen prestaties, facturatiemomenten en eventuele voorschotten. Zakelijke prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Kosten van derden zijn alleen verschuldigd volgens de daarover aanvaarde afspraken.
Als de aanvaarde overeenkomst geen andere betalingstermijn bevat, bedraagt de betalingstermijn 15 kalenderdagen na factuurdatum.
Een betwisting wordt zo snel mogelijk concreet toegelicht. Het niet-betwiste deel blijft volgens afspraak betaalbaar. Gevolgen van laattijdige betaling volgen uit de toepasselijke wetgeving en geldig overeengekomen bepalingen. Deze voorwaarden bevatten geen aanvullende forfaitaire boete of procentuele schadevergoeding.
10. Materialen en gebruiksrechten
Elke partij behoudt de rechten op eigen bestaande materialen, methodes en knowhow. De klant zorgt ervoor dat Proveron de aangeleverde informatie en materialen voor de opdracht mag gebruiken.
De opdracht beschrijft welke rechten de klant krijgt op het geleverde werk. Na volledige betaling krijgt de klant, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, een niet-exclusief gebruiksrecht voor het overeengekomen doel binnen de eigen organisatie. De duur van het gebruiksrecht en eventueel gebruik vóór volledige betaling worden in de opdracht vastgelegd. Overdracht, herverkoop, gebruik door andere organisaties, bronbestanden en verdere bewerking worden uitdrukkelijk geregeld waar nodig. Rechten op klantgegevens worden hierdoor niet overgedragen aan Proveron.
Voor software of materialen van derden gelden hun eigen toepasselijke licenties. Die worden kenbaar gemaakt als ze het beoogde gebruik beïnvloeden.
11. Vertrouwelijkheid en persoonsgegevens
Partijen gebruiken vertrouwelijke informatie alleen voor de afgesproken samenwerking en delen die uitsluitend waar nodig met personen die passend tot vertrouwelijkheid gehouden zijn. Een partij mag vertrouwelijke informatie bekendmaken als de wet haar daartoe verplicht. De bescherming van vertrouwelijke informatie eindigt niet louter doordat een opdracht stopt.
Voor elke verwerking worden de rollen bepaald. Als Proveron persoonsgegevens uitsluitend in opdracht verwerkt, sluiten partijen vóór die verwerking de nodige verwerkersovereenkomst. De opdracht legt de gegevens, doeleinden, instructies, toegang, bewaartermijnen, beveiliging en eventuele onderaannemers vast. De eigen verwerking voor contact, administratie en selectie staat in het privacybeleid.
12. Aansprakelijkheid
Elke partij is aansprakelijk volgens de toepasselijke wet en de geldige afspraken over de opdracht. Deze algemene voorwaarden leggen geen algemeen aansprakelijkheidsplafond of algemene uitsluiting van schade op.
Een eventuele bijzondere beperking van aansprakelijkheid moet vóór het sluiten van de opdracht uitdrukkelijk en schriftelijk worden overeengekomen. Ze moet passen bij de opdracht, de risico’s en de toepasselijke wettelijke regels.
Aansprakelijkheid voor bedrog, opzettelijke fout, zware fout en andere aansprakelijkheid die wettelijk niet mag worden uitgesloten of beperkt, blijft behouden. Het inschakelen van andere professionals neemt Proverons eigen afgesproken verantwoordelijkheid niet weg.
13. Problemen en tijdelijke opschorting
Bij een wezenlijke tekortkoming meldt de betrokken partij het probleem schriftelijk en geeft zij in beginsel een redelijke kans op herstel. Een opschorting moet in verhouding staan tot het probleem en wordt gemotiveerd.
Bij een onmiddellijk veiligheids- of beveiligingsrisico meldt de partij die dit vaststelt het meteen aan de andere partij. Zij neemt binnen haar eigen bevoegdheden de noodzakelijke tijdelijke maatregelen. Die blijven beperkt tot wat nodig is. Partijen houden rekening met veiligheid, gegevens en continuïteit en bespreken hoe de uitvoering kan hervatten.
Bij een omstandigheid die mogelijk overmacht vormt, wordt onderzocht of ze werkelijk aan de wettelijke voorwaarden voldoet. Uitval van een leverancier is niet automatisch overmacht. Partijen informeren elkaar, beperken de gevolgen en leggen het vervolg vast.
14. Duur, beëindiging en overdracht
De opdracht bepaalt de duur en eventuele opzeg- of annuleringsafspraken. Voor een samenwerking van onbepaalde duur geldt voor beide partijen een schriftelijke opzegtermijn van twee maanden, tenzij vooraf een andere redelijke termijn is overeengekomen. Wettelijke mogelijkheden om de overeenkomst bij een ernstige tekortkoming te beëindigen blijven behouden.
Voor een opdracht van bepaalde duur worden eventuele vroegtijdige beëindiging, gereserveerde capaciteit en kosten vooraf geregeld. Deze voorwaarden leggen geen automatische beëindigingsvergoeding op.
Bij het einde spreken partijen een ordelijke overdracht af van de beschikbare, betaalde opleveringen en de gegevens waarop de klant recht heeft. Verplichtingen rond persoonsgegevens blijven gelden. Aanvullende migratie of uitgebreide ondersteuning wordt alleen als meerwerk aangerekend als dat vooraf is afgesproken.
15. Geschillen, recht en versie
Partijen proberen een geschil eerst te bespreken. Dat beperkt niet het recht om tijdig bescherming of een gerechtelijke maatregel te vragen. Belgisch recht is van toepassing. De bevoegde rechter volgt uit de toepasselijke regels, tenzij een geldige bijzondere afspraak is gemaakt. Deze voorwaarden wijzen geen exclusief gerecht aan.
Nieuwe versies wijzigen bestaande overeenkomsten niet automatisch. De meegedeelde en aanvaarde versie geldt voor de betrokken opdracht. Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gelden, voor zover de overeenkomst zonder die bepaling kan voortbestaan.
Versie 1.0 van 11 oktober 2026. Deze voorwaarden gelden voor nieuwe zakelijke opdrachten waarvoor ze vóór de overeenkomst zijn meegedeeld en aanvaard.