1. Wie verwerkt uw gegevens?
Proveron is de handelsnaam van de eenmanszaak van Ann Verhack, ondernemingsnummer 1029.939.169, btw-nummer BE 1029.939.169. De maatschappelijke zetel is Hazegoedweg 40, 8800 Roeselare, België. Het kantoor bevindt zich in Spanjestraat 141 / 1.6, 8800 Roeselare, België.
Voor de verwerking die in deze verklaring staat, is Ann Verhack, handelend onder de naam Proveron, de verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat zij bepaalt waarom en hoe uw gegevens worden gebruikt. U bereikt ons via privacy@proveron.be of +32 51 79 45 05.
Deze verklaring beschrijft contact, aanvragen, zakelijke samenwerking, sollicitaties en freelanceaanmeldingen. Als wij uitsluitend in opdracht van een klant gegevens verwerken in diens HSEQ-omgeving, gelden de afspraken met die klant. Die klant geeft de betrokken personen de informatie over zijn verwerking. Onze eigen verantwoordelijkheid voor bijvoorbeeld contact en facturatie blijft bestaan.
2. Contact, aanvragen en samenwerking
We gebruiken de gegevens die nodig zijn voor uw vraag. U kunt een dienst bespreken, een professional zoeken of algemeen overleg vragen. Bij overleg gebruiken we uw naam, e-mailadres en bericht om te antwoorden; organisatie en telefoon zijn optioneel. Voor algemeen overleg zonder concrete contractvoorbereiding baseren we die opvolging op ons gerechtvaardigde belang om uw zelf gestelde vraag te beantwoorden.
Een dienst bespreken of laten uitvoeren
Gegevens: naam, e-mailadres, organisatie en de inhoud van uw vraag. Telefoonnummer, dienstkeuze, locatie en gewenste periode zijn optioneel. Waar nodig komen daar later afspraken en projectinformatie bij.
Doel: uw vraag beantwoorden, een passende opdracht afspreken en de samenwerking uitvoeren en opvolgen.
Rechtsgrond: als u zelf contractspartij bent, de noodzakelijke voorbereiding of uitvoering van die overeenkomst. Bent u contactpersoon van een organisatie, dan gaat het om ons gerechtvaardigde belang om met die organisatie te communiceren en samen te werken. We wegen dat belang af tegen uw rechten.
Een professional zoeken via Safety Capacity
Gegevens: naam, organisatie, contactgegevens en de gevraagde expertise, taken, regio, periode en samenwerkingsvorm.
Doel: uw personeels- of capaciteitsvraag bespreken en de afgesproken zoektocht opvolgen. Een aanvraag bevestigt geen boeking, plaatsing of aanwerving.
Rechtsgrond: voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst als u zelf contractspartij bent; voor contactpersonen van organisaties ons gerechtvaardigde belang om de vraag te behandelen.
Wachtlijst voor de Safety Capacity-lancering
Gegevens: uw e-mailadres, uw interesse als organisatie, professional of beide, en het bewijs van uw toestemming met tijdstip en tekstversie. We vragen hiervoor geen naam, cv of account.
Doel en rechtsgrond: op basis van uw afzonderlijke toestemming sturen we u een e-mail wanneer Safety Capacity lanceert. Dit is geen inschrijving voor een algemene nieuwsbrief of talentpool. Een inschrijving garandeert geen werk, toegang of samenwerking.
Ontvangst en bewaring: Vercel ontvangt de inschrijving in private opslag en levert ze in de achtergrond aan Zoho CRM. Bevoegde behandelaars van Proveron beheren de wachtlijst. We gebruiken uw gegevens voor dit doel tot het lanceringsbericht is verstuurd, u uw toestemming intrekt of uiterlijk twaalf maanden na uw inschrijving. Daarna verwijderen we de actieve inschrijving; een beperkt toestemmingsbewijs bewaren we alleen als dat aantoonbaar nodig is voor een concreet geschil of wettelijke verplichting. Herstelkopieën volgen hun eigen beperkte bewaartermijn.
Afmelden: u kunt uw toestemming op elk moment kosteloos intrekken door vanaf het ingeschreven adres te mailen naar privacy@proveron.be. U hoeft daarvoor geen reden op te geven. Een later lanceringsbericht bevat ook een duidelijke mogelijkheid om af te melden.
Administratie en facturatie
Gegevens: identificatie-, contact-, contract-, factuur- en betalingsgegevens.
Doel en rechtsgrond: wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen; daarnaast de uitvoering van een overeenkomst met u, of ons gerechtvaardigde belang om een zakelijke overeenkomst te beheren wanneer u namens een organisatie optreedt. Voor een concreet geschil kan het noodzakelijk zijn relevante stukken te bewaren om rechten uit te oefenen of te verdedigen.
We gebruiken een aanvraag niet automatisch als inschrijving voor nieuwsbrieven of reclame. Het contactformulier bewaart uw oorspronkelijke inzending en de versie van het formulier en privacybeleid bij uw aanvraag. Daarmee kunnen we de ontvangst controleren en een herhaalde verzending van dezelfde inzending herkennen. Een ontvangstbevestiging is geen boeking of opdracht.
3. Sollicitaties en freelanceprofielen
Solliciteren bij Proveron
We bekijken uw contactgegevens, belangstelling, relevante ervaring en de toelichting, het cv of de profiellink die u bezorgt. We gebruiken die informatie voor kennismaking en selectie voor een functie bij Proveron. De noodzakelijke stappen op uw verzoek vóór een mogelijke arbeidsovereenkomst vormen daarvoor de rechtsgrond. Een wettelijke verplichting of het zorgvuldig afhandelen van een concreet geschil kan een afzonderlijke, beperkte verwerking rechtvaardigen.
Aanmelden als freelancer
We bekijken uw expertise, ervaring, regio en eventuele beschikbaarheid, cv en profiellink om een mogelijke samenwerking te bespreken. Als u zelf als zelfstandige contracteert, steunt de noodzakelijke voorbereiding op uw verzoek op de mogelijke overeenkomst. Treedt u namens een vennootschap op, dan steunt de zakelijke opvolging op ons gerechtvaardigde belang om de samenwerking te beoordelen.
Een functie bij een klant
Solliciteren bij Proveron betekent niet automatisch dat uw cv naar klanten gaat. Bij interesse in een vaste functie bij een klant bespreken we afzonderlijk om welke functie en organisatie het gaat, welke gegevens daarvoor nodig zijn en op welke rechtsgrond we die verwerken en delen. De mogelijke werkgever is verantwoordelijk voor zijn eigen selectie en informatie aan kandidaten.
Latere mogelijkheden en referenties
Uw gegevens bewaren voor toekomstige functies of opdrachten is een afzonderlijk doel. Daarvoor voorzien we een vrije, aparte keuze met een vermelde bewaartermijn. U kunt die toestemming intrekken zonder dat dit uw lopende sollicitatie of besproken opdracht benadeelt.
Vóór een eventueel referentieonderzoek spreken we af welke informatie noodzakelijk is. We informeren u vooraf over wie we willen contacteren, de informatie en het doel, en vragen we de nodige toestemming.
Bezorg via een eerste aanmelding geen identiteitskopie, rijksregisternummer, medische informatie of strafregister. Als een concrete functie of opdracht bijzondere bewijsstukken vereist, bespreken we eerst de noodzaak, de wettelijke basis en een passende manier om ze te ontvangen.
De afzonderlijke keuze voor een talentpool en een online kandidaataccount zijn nog niet ingericht. De sollicitatie- en freelanceformulieren versturen uw gegevens en eventueel cv naar onze bestaande CRM-ontvangst. Vercel verwerkt het verzoek; Zoho CRM bewaart de aanmelding, het cv en de oorspronkelijke formulierinvoer. Alleen bevoegde behandelaars binnen Proveron volgen de aanmelding op. Er is geen automatische selectie, afwijzing of doorgifte van uw cv aan klanten. De upload controleert bestandstype, grootte en documentstructuur en weigert herkenbare actieve inhoud. Dit is geen volledige malwarecontrole. De Safety Capacity-demo bevat fictieve profielen en opdrachten; de demo verstuurt geen aanvraag of interesse en bewaart uw keuzes niet na het herladen.
4. Waar komen de gegevens vandaan?
Meestal geeft u zelf gegevens door in een bericht, gesprek, aanvraag of aanmelding. Een organisatie kan uw zakelijke gegevens bezorgen wanneer u haar contactpersoon bent. Een door u gedeelde profiellink kan aanvullende beroepsinformatie bevatten.
Ontvangen we gegevens over u via een andere bron, dan informeren we u over die bron en de betrokken gegevens. Dat gebeurt binnen de toepasselijke wettelijke termijn: uiterlijk binnen een maand, en eerder bij het eerste contact of de eerste doorgifte als die voordien plaatsvinden, tenzij een wettelijke uitzondering geldt. Een openbaar profiel is geen algemene toestemming om alle informatie over u te verzamelen.
5. Welke gegevens zijn nodig?
In het contactformulier zijn uw naam, e-mailadres en vraag verplicht. Voor werk of een professional is ook uw organisatie nodig; bij overleg is die optioneel. Een telefoonnummer is niet verplicht. Vermeld bij rechtstreeks contact hoe we u kunnen bereiken en wat u wilt bespreken. Bij een sollicitatie of kennismaking als freelancer kunt u uw achtergrond kort toelichten of een cv meesturen. Zonder voldoende informatie over uw vraag of ervaring kunnen we de vraag mogelijk niet beoordelen.
Beperk vrije tekst en bijlagen tot informatie die relevant is. Gegevens over andere personen bezorgt u alleen als u die daarvoor mag delen. Voor HSEQ-opdrachten bepalen we vooraf welke persoonsgegevens werkelijk nodig zijn. Een projectafspraak alleen is geen algemene toelating om gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens te verwerken.
6. Wie kan gegevens ontvangen?
De bevoegde behandelaars binnen Proveron volgen uw websitevraag persoonlijk op. We gebruiken Vercel voor de website, de serverroute en de private technische ontvangstregistratie. Zoho CRM bewaart de contactaanvraag en een bijlage met de oorspronkelijke inzending. De technische registratie bevat onder meer de ontvangstcode, dossierverwijzing, controlewaarden en bevestigde behandelhandelingen. Ondersteuning door leveranciers en hun onderaannemers valt onder de toepasselijke verwerkersafspraken; informatie over deze diensten vindt u in het privacybeleid van Zoho en de verwerkersafspraken van Vercel.
Boekhouder, juridische adviseur, verzekeraar of bevoegde overheid kunnen gegevens ontvangen voor zover dat noodzakelijk is voor hun taak of een wettelijke verplichting. Als een dienstverlener uitsluitend voor ons verwerkt, zijn daarvoor passende verwerkersafspraken nodig. Een ontvanger die zelf het doel bepaalt, heeft eigen verplichtingen.
Voor een concrete voorstelling aan een klant spreken we eerst af welke profielinformatie met welke organisatie wordt gedeeld. Een aanmelding wordt niet automatisch een openbaar profiel. Een latere marktplaats vraagt afzonderlijke informatie over zichtbaarheid, ontvangers en beheer van uw profiel.
Voor de cookiemelding en het onthouden van uw cookiekeuze gebruiken we CookieFirst, van Digital Data Solutions B.V. in Nederland. De dienst ontvangt uw keuze en technische gegevens over browser, toestel, IP-adres en tijdstip. Verbeterde IP-anonimisering voor het opgeslagen adres is ingeschakeld. Uw vraagtekst en cv worden niet via deze aansluiting aan CookieFirst doorgegeven. We gebruiken deze beperkte registratie om uw keuze te onthouden en de cookie-instellingen betrouwbaar aan te bieden, op basis van ons gerechtvaardigde belang bij een bruikbare en transparante website. U kunt hierover bezwaar maken. De cookiekeuze geldt maximaal zes maanden; lokale technische identificatie en de registratie bij de leverancier hebben afzonderlijke bewaartermijnen. Zie het cookiebeleid. CookieFirst beschrijft geen vaste maximale termijn voor alle serverregistraties; een verwijderverzoek kan via privacy@proveron.be worden behandeld. Meer informatie vindt u in de verwerkersafspraak van CookieFirst.
Bij het verzenden van een contactvraag, sollicitatie, freelanceaanmelding of wachtlijstinschrijving gebruiken we Cloudflare Turnstile tegen geautomatiseerd misbruik. Cloudflare ontvangt technische browsersignalen, zoals IP-adres, kenmerken van de beveiligde verbinding, browserinformatie en websiteherkomst. Onze aansluiting stuurt geen ingevulde contactvelden, vraagtekst of cv naar Cloudflare. We baseren deze bescherming op ons gerechtvaardigde belang bij een veilige, bruikbare ontvangst; u kunt hierover bezwaar maken via privacy@proveron.be. Cloudflare verwerkt de signalen voor onze beveiliging als verwerker en voor verbetering van zijn botdetectie als eigen verantwoordelijke. De Turnstile-privacyinformatie licht dat toe. Ze vermeldt geen vaste maximale bewaartermijn voor alle signalen; de termijnen voor onze aanvraag gelden niet automatisch voor Cloudflare. U kunt via ons informatie of verwijdering vragen.
7. Hoe lang blijven gegevens bewaard?
We bewaren gegevens alleen zolang ze nodig zijn voor het beschreven doel of een toepasselijke wettelijke verplichting. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze. Bij een concreet geschil kan een beperkt deel langer nodig blijven; dat is geen reden om elk volledig dossier onbeperkt te bewaren.
- Vragen en niet-aanvaarde voorstellen
- Zolang uw vraag, de afgesproken opvolging of een concrete vervolgbespreking over samenwerking dat nodig maakt. Het afsluiten van een aanvraag leidt niet automatisch tot verwijdering. We beoordelen welke gegevens nog nodig zijn voor verdere bespreking, een offerte, opdracht, wettelijke verplichting of concreet geschil. Bij het afsluiten van de aanvraag leggen we de resterende noodzaak en een bewaartermijn of moment van herbeoordeling vast. Een algemene mogelijkheid dat gegevens ooit nog nuttig kunnen zijn, is geen reden voor onbeperkte bewaring. Gegevens die niet meer nodig zijn, verwijderen we uit onze actieve systemen. De oorspronkelijke bijlage en ontvangstregistratie volgen dezelfde bewaarbeoordeling als de aanvraag; ze vormen geen afzonderlijk permanent archief. Wordt u klant, dan bewaren we alleen wat voor de samenwerking en de toepasselijke verplichtingen nodig is.
- Klantopdrachten
- Gedurende de uitvoering en de noodzakelijke overdracht. Voor contractbewijs, boekhouding en concrete aanspraken gelden afzonderlijke termijnen per soort document.
- Sollicitaties en freelancekennismaking
- Gedurende de besproken selectie of beoordeling. Bewaring na afronding vraagt een onderbouwde termijn en grondslag. Opname in een bestand voor latere mogelijkheden krijgt een aparte keuze en einddatum.
- Facturen en fiscale stukken
- Gedurende de wettelijke bewaartermijn die voor het betreffende document en tijdvak geldt. De accountant moet die vertalen naar het bewaarschema; één termijn voor alle persoonsgegevens is niet passend.
- Technische gegevens
- De ontvangstregistratie volgt de bewaarbeoordeling van uw aanvraag. De beperkte misbruikrem staat tijdelijk in servergeheugen; de onderzochte runtime-logs worden dertig dagen bewaard. De precieze werking en de uitzonderingen voor incidenten staan onder Digitale hulpmiddelen en beveiliging.
Bewaren en verwijderen volgen het verloop van uw aanvraag en de resterende noodzaak. Er is geen vaste maandelijkse wisactie. Verwijderde Zoho CRM-records kunnen nog tot zestig dagen in de prullenbak herstelbaar zijn. Leveranciersback-ups en technische logs hebben eigen termijnen; die worden apart nagegaan. Verwijdering is een gecontroleerde beheeractie; niet alle herstelkopieën verdwijnen onmiddellijk. Om te voorkomen dat een oude inzending na verwijdering opnieuw wordt verwerkt, kan alleen een technische wisblokkade bij het inzendnummer blijven bestaan, zonder de vraagtekst, contactgegevens of oorspronkelijke ontvangstcode. Ook voor die beperkte registratie beoordelen we de noodzaak. We verwijderen de blokkade zodra herverwerking van de oude inzending redelijkerwijs niet meer kan optreden.
8. Verwerking buiten de EER
De CRM-organisatie gebruikt Zoho EU. De private Vercel-opslag staat in Parijs; de serverconfiguratie kiest Frankfurt. Europese opslag sluit toegang voor ondersteuning of verwerking door leveranciers buiten de Europese Economische Ruimte niet uit.
Zoho vermeldt verwerking binnen zijn groep en bij dienstverleners in de EER, de Verenigde Staten en andere landen waar Zoho actief is. Voor doorgiften waarop de AVG van toepassing is, noemt Zoho afspraken op basis van Europese modelcontractbepalingen. Vercels verwerkersafspraken voorzien de toepasselijke standaardcontractbepalingen voor doorgiften buiten de EER. Deze waarborgen maken de gekozen diensten niet tot een garantie dat iedere verwerking uitsluitend in Europa plaatsvindt.
U kunt via privacy@proveron.be informatie of een kopie van de toepasselijke doorgiftewaarborgen vragen; wij helpen u daarbij. Zoho vermeldt voor een kopie van zijn doorgifteafspraken ook legal@zohocorp.com. Meer informatie staat in het privacybeleid van Zoho en de openbare verwerkersafspraken van Vercel.
Voor CookieFirst gebruiken we de EU-CDN-instelling. CookieFirst noemt Europese hosting en opslag en beschrijft zijn onderaannemers in de verwerkersafspraak. Dat is geen garantie dat ieder onderdeel van de dienstverlening uitsluitend binnen de EER plaatsvindt.
Cloudflare werkt met een wereldwijd netwerk; verwerking buiten de EER is mogelijk. Zijn verwerkersafspraken beschrijven de toepasselijke doorgiftewaarborgen, waaronder Europese standaardcontractbepalingen. Turnstile is geen garantie op uitsluitend Europese verwerking.
9. Digitale hulpmiddelen en beveiliging
Proveron organiseert zijn werk waar zinvol digitaal. Dat verandert niets aan de noodzaak om gegevens doelgericht te gebruiken en de toegang te beperken. De beveiliging moet aansluiten op de aard van de gegevens en het risico, met afspraken over toegang, bewaren, incidenten en ingeschakelde dienstverleners.
AI kan worden gebruikt als ondersteuning wanneer de opdracht, gegevens en afspraken dat toelaten. De voorgenomen werkwijze houdt menselijke beoordeling bij inhoudelijke beslissingen. De huidige website-uitwerking bevat geen automatische selectie of afwijzing van kandidaten en geen automatische boeking.
Vóór een eventuele toepassing die personen beoordeelt of profileert, moeten doel, gegevens, leverancier, rechtsgrond en gevolgen afzonderlijk worden onderzocht en toegelicht. Deze verklaring geeft geen algemene toestemming om persoonsgegevens in willekeurige AI-diensten in te voeren.
Technische gegevens
Voor de ontvangst gebruiken we tijdstip, inzendnummer, broncontrolewaarden en behandelverwijzingen. Om te veel verzoeken kort na elkaar te beperken, gebruikt de server een hash van het door Vercel aangeleverde IP-adres. De teller werkt met een venster van één minuut en staat alleen in het werkgeheugen van de betrokken serverinstantie. Verlopen tellers worden bij een volgende controle verwijderd; het beëindigen van het proces wist dit geheugen. De hash komt niet in de contactaanvraag of de private ontvangstregistratie. Een hash is niet automatisch anoniem. De gecontroleerde Vercel-inrichting bewaart runtime-logs dertig dagen. Dat zijn technische gegevens over de uitvoering van verzoeken, zoals tijdstip, route en resultaat. Wij voegen via de onderzochte contactroute geen vraagtekst of contactgegevens aan die logs toe. Deze termijn geldt niet automatisch voor alle leveranciersgegevens, herstelkopieën of informatie die nodig is om een concreet incident af te handelen. Voor de technische ontvangstregistratie, de beperkte misbruikrem en het voorkomen van onbedoelde herverwerking na wissen baseren we ons op het gerechtvaardigde belang om uw aanvraag betrouwbaar te ontvangen, uw gegevens doelgericht te beheren en de contactroute te beschermen. We beperken daarvoor de gegevens, toegang en bewaring en wegen dat belang af tegen uw rechten. De gekoppelde ontvangstregistratie volgt dezelfde bewaarbeoordeling als uw aanvraag. Een aanvullende verwerking wordt afzonderlijk beschreven voordat ze wordt gebruikt.
Voor cookies en vergelijkbare technieken geldt het cookiebeleid.
10. Uw rechten en vragen
U kunt inzage en een kopie van uw persoonsgegevens vragen en onjuiste gegevens laten verbeteren. Afhankelijk van de voorwaarden in de AVG kunt u ook vragen om gegevens te wissen, de verwerking te beperken of bepaalde gegevens over te dragen.
U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. We bekijken dan uw situatie en de gronden voor de verwerking. Tegen verwerking voor direct marketing kunt u altijd bezwaar maken. Toestemming kunt u op elk moment intrekken; dat maakt de eerdere verwerking op basis van geldige toestemming niet onrechtmatig.
Mail uw vraag naar privacy@proveron.be. We moeten uw verzoek zonder onnodige vertraging en in beginsel binnen een maand beantwoorden. Bij een wettelijke verlenging wegens de complexiteit of het aantal verzoeken kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. We informeren u binnen de eerste maand over de reden en de verdere termijn. Bij redelijke twijfel over uw identiteit vragen we alleen de aanvullende informatie die nodig is om die te bevestigen.
U kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, of een andere bevoegde toezichthouder. U hoeft ons daarvoor niet eerst te contacteren.
11. Wijzigingen en status
Versie 1.1, met aanvulling over CookieFirst en botcontrole op 9 oktober 2026. Deze verklaring geldt vanaf de publicatie van deze websiteversie. Bij een wijziging van doel, ontvangers of andere wezenlijke verwerkingsafspraken passen we de informatie aan en delen we de wijziging waar nodig vooraf mee.
De contactkeuzes voor een dienst, een professional of overleg krijgen ontvangst en menselijke opvolging. Sollicitaties en freelanceaanmeldingen krijgen dezelfde afzonderlijke ontvangst en menselijke opvolging, met een eventueel cv bij de aanmelding. Lanceringsinteresse is nog niet actief.